La piste d'audit fiable s'incarne dans la description précise de processus qui aident à gérer le cycle de vie de la facture. Comme pour toute exigence réglementaire s’appliquant à toutes les sociétés, une approche méthodique est requise pour se conformer strictement aux principes édictés par des pouvoirs publics. N'oubliez pas que l'administration fiscale n'imposera aucun format pour mettre en place une piste d'audit fiable. Cela légitime davantage le besoin de méthodes strictes, robustes, auditables et durables pour éviter toute déception pendant le processus d'audit. Découvrez comment rédiger la piste d’audit fiable.
Identification du processus d'émission, de traitement des factures
La piste d'audit fiable comprend une description précise du processus de traitement de factures. La première étape d'audit conduit à l'identification de tous les processus d'émission, de traitement des factures, une liste des différentes étapes de processus et une liste de tous les contrôles effectués au cours de cycle de vie de facture. Cela permet de connaître qui intervient et quand effectuer quelles opérations sur quels documents. En effet, la traçabilité est très importante pour assurer l'intégrité de la facture. Une fois tous les flux de factures déterminés, chacun d'eux doit être associé à l'obligation qui lui est associée comme EDI, facture papier, PDF, etc. Pour les flux internationaux, il peut également y avoir des caractéristiques départementales, selon le type de facture et le pays. On peut proposer l'élaboration d'une matrice bidimensionnelle qui permet des flux croisés et des obligations afin d'avoir une vision globale de situation. Pour plus d'informations, visitez le site.
Mesures de contrôle et évaluation de leur efficacité
Selon les activités, la culture, les pratiques, les outils de chaque entreprise, le traitement de factures est lié au contexte historique qui est propre à chaque entreprise. Celui-ci détermine notamment l'organisation comme le service financier, le service comptable, les modalités d'archivage, les relations avec des clients ou des fournisseurs, les pratiques quotidiennes comme les procédures, les usages, les habitudes, qualité, la nature et l'intensité des contrôles mis en œuvre. En complément des processus de facturation, vous devez déterminer les contrôles existants et aussi à quels niveaux de processus ils fonctionnent. Une fois que toutes les mesures de contrôle existantes sont parfaitement comprises, leur efficacité doit être évaluée. En effet, selon l'évolution de la législation ou des principes fiscaux, cela n'a aucun sens de mettre en place des mesures de contrôle qui se sont avérées dépassées, incomplètes, voire contre-productives.
Rédiger la documentation au service du contrôle
L'entreprise doit prouver à l'administration fiscale que ladite piste d'audit répond aux exigences réglementaires. L'étendue et la méthode de contrôle peut être librement décidée pour s'assurer que la facture est vraie, correcte et claire. Par conséquent, toutes les mesures de contrôle en place doivent être documentées. Selon l'administration fiscale, le document a pour objet de montrer que tous les contrôles qui sont mis en place par l'entreprise sont efficaces et véridiques, et également capables de permettre au service de gestion de les comprendre facilement lors de l'audit. Par conséquent, le contrôle doit être décrit et expliqué avec précision de toutes les manières et à toutes les étapes du processus dans les deux sens du circuit de traitement et de vérification des factures. Des documents à jour, complets et facilement accessibles présentent plusieurs avantages. Tout d'abord, il s'agit d'un point fondamental pour prouver la robustesse de piste d'audit. Ensuite, dans la perspective de long ou moyen terme, la documentation peut pallier l'indisponibilité des personnes ayant des connaissances de contrôle comme la retraite, la mobilité, etc. Enfin, la documentation contribue au développement futur du contrôle. La mise en place de la piste d'audit pérenne et fiable est similaire à tout projet et cela se résume à la logique de bon sens.